Office 365 – der digitale Kosmos von Microsoft

Microsoft hat in den letzten Jahren mit Office 365 ein mächtiges Framework im Angebot, dass durch seine zahlreichen Funktionen in Windows-dominierten Arbeitsumgebungen Unternehmen einen großen Nutzen bietet. 

Lohnt sich der Umstieg auf Office 365?

In vielen Unternehmen ist die Umstellung auf Office365 in vollem Gange. Dafür gibt es mehrere triftige Gründe.

Microsoft stellt nach und nach den Support für veraltete Software-Versionen wie bspw. Outlook 2016 ein. Das bedeutet, die Programm werden nicht mehr im Support unterstützt und es wird keine updates mehr zahlreiche Programme geben. Das bedeutet, ein Umstieg auf die neuen Versionen ist nur über Office 365 möglich.

Ein digitaler Workplace ist für eine performante Zusammenarbeit in Teams sehr wichtig. Hybride Arbeitsmodelle machen digitale Workplace sogar unersetzlich. Auch hier bietet Office 365 mit Tools wie Teams, SharePoint und Yammer zahlreiche Tools an, die die digitale Zusammenarbeit fördern. Ein weiterer Vorteil von Office 365 liegt für Windows Nutzer daran, dass sich das wichtigste Programm im Office Bereich, Outlook, nahtlos in die digitale Workplace Umgebung einfügt. 

Unternehmen, die in der Vergangenheit die Vorteile eines Exchange-Servers genutzt haben, können in der Regel auf diese etablierte Form der Zusammenarbeit nicht mehr verzichten. Daher wurden seitens Microsoft viel dafür getan die Verbindung von Outlook und Teams so perfekt wie möglich im digitalen Alltag zu verbinden.

Die Kosten für Tools wie Teams oder Yammer fallen beim Umstieg auf Office365 gering aus. Die Mehrkosten belaufen sich auf ca. zwei bis drei Euro pro User pro Monat, je nach gewähltem Lizenzpaket.

Die Frage nach dem Nutzen für den Umstieg kann somit knapp beantwortet werden. Unternehmen kommen um den Einsatz von Office365 mittelfristig nicht herum. Und Microsoft bietet vom Preis-Leistungsverhältnis ein starkes Framework, das sich nahtlos in bestehende Windows-Systeme integriert.

Was bringt office 365 im Office Alltag?

Die Umstellung auf cloudbasierte Systeme liegt seit Jahren im Trend. Die Vorteile dieser Lösungen liegen auf der Hand. Plattformübergreifende Lösungen, die grösstenteils webbasiert arbeiten, bieten Mitarbeitern überall Zugriff auf alle relevanten Informationen. Ob PC, Mac, Tablet oder Smartphone, webbasierte System können von allen Endgeräten im Alltag genutzt werden. 

Die nahtlose Integration von Outlook als zentrales Element der Windows-Office Welt ermöglicht Mitarbeitern das bewährte Arbeiten mit E-Mails und Terminen und wird durch die Lösung Teams perfekt ergänzt. 

Das Arbeiten mit Teams ermöglicht einen niedrigschwelligen Einstieg in das Arbeiten im digital Workplace und kann von Mitarbeitern ohne immensen Schulungsaufwand schnell erlernt werden. Teams bietet jetzt Usern eine bedienungsfreundliche Oberfläche, die technisch auf dem SharePoint Framework aufsetzt. Somit wurde die Komplexität von SharePoint Anwendungen in der täglichen Arbeit reduziert und die Kernfunktionen auf einfache Weise nutzbar gemacht. 

Microsoft arbeitet permanent an der Erweiterung und Verbesserung sämtlicher Tools innerhalb von Office 365, so dass auch im Hinblick auf Skalierbarkeit und Zukunftsfähigkeit Office365 eine gute Wahl darstellt.

Prozesse und Workflows

Digitalisierung in Unternehmen verfolgt in der Regel immer die gleichen Ziele: Transparenz, Klarheit, Automatisierung und Steigerung der Effizienz und Messbarkeit. 

Um bestehende Prozesse in neue digitale Prozesse überführen zu können benötigen Unternehmen zunächst Klarheit über die aktuellen Prozesse und Workflows. Wenn in Unternehmen ein QM System eingeführt wurde sind bereits zahlreiche Prozesse, die als Kernprozesse für das QM definiert wurden, dokumentiert. Ein unverzichtbarer Schritt, um bestehende Prozesse durch digitale Technologie verbessern zu können. Definierte und dokumentierte Prozesse sind die Basis, um neue Systeme auf Passung und Eignung überprüfen zu können.

Office 365 bietet mit Power Automate bzw. Microsoft Flow eine integrierte Automatisierungslösung für digitale Prozesse. Diese Lösung ist sowohl für Unternehmen interessant, die bereits eine hohe Prozessorientierung haben als auch für diejenigen, die in Sachen Prozesse und Workflows bis dato eher intuitiv gearbeitet haben.

Mit Powerautomate werden bereits zahlreiche vordefinierte digitale Prozesse und Workflows angeboten, die an vielen Stellen der täglichen Arbeit eingesetzt werden können, um die Arbeit mit Daten und Informationen zu automatisieren und somit für alle zu erleichtern. Darüber hinaus können eigene Workflows erstellt werden, um individuelle Workflows anzulegen und zu integrieren.

Teams als Work OS

Die Anzahl der Work OS Lösungen ist in den letzten Jahren exponentiell gestiegen. Viele Anbieter haben neue Lösungen entwickelt, die für nahezu alle Arbeitsbereiche eingesetzt werden können. Projekt- und Taskmanagement, CRM, Wissensmanagement, Tools für Teamentwicklung, HR-Abteilungen bis hin zur ERP Systemen für die Steuerung und Verwaltung nahezu aller Bereiche des Unternehmens.

Bei der Auswahl des richtigen Systems haben Unternehmen die Qual der Wahl. Im Bereich Projektmanagement sind Anbieter wie monday, Wrike, Trello, Asana, Jira, Meistertask befinden sich in einem harten Wettbewerb und ringen um die Gunst der Organisationen. In Anbetracht dieser großen Auswahl und der damit verbundenen Entscheidungsfindung erscheint die Wahl für Teams als Workos für die Windowswelt geradezu erlösend. Denn für lediglich 2,- € Kosten pro Monat pro User kann man erstmal nicht viel falsch machen. 

In der Tat bietet Teams als Work OS gravierende Vorteile. Zum einen die beschriebene Integration und Verbindung zu bestehenden Microsoft Lösungen wie Outlook, einfach zu bedienende Videocalls und Chatlösungen, gemeinsame Dateiablage und Steuerung der Kommunikation durch Anlegen von Teams und dazugehörigen Kanälen. Doch modernes, digital gestütztes Projektmanagement benötigt mehr. Hierfür bietet Office 365 die integrierte Lösung Planner. Mit Planner ist es möglich, Kanban Boards aufzusetzen und Aufgaben anzulegen, die dann gemeinschaftlich im Team für das Aufgabenmanagement genutzt werden können. Als Einstieg ist Planner perfekt geeignet, für anspruchsvolles Projektmanagement ist Planner allerdings nur bedingt zu gebrauchen, da einfach zu viele Funktionen fehlen und die Oberfläche anderen Lösungen in Sachen Usability und Skalierbarkeit wenig entgegen setzen kann.

Zwar bietet Office365 mit einem update der Lösung MS Project noch ein professionelleres Tool für Projektmanagement an, doch auch diese Lösung kann mit anderen externen Anbietern hinsichtlich Preis-Leistung nicht mithalten.

Doch auch hier bietet Teams eine denkbar einfache Lösung an. Die meisten Anbieter bieten Connectoren an, mit denen die eigene Lösung nahtlos in Teams integriert werden kann. Durch die mögliche Integration von externen Websites in Microsoft Teams können externe Lösungen in die Teams Oberfläche eingebettet werden. Somit stellt Teams auch hier keine Sackgasse dar, sondern bietet als Framework Durchlässigkeit zur Integration von Tools, die nicht aus dem Office365 Angebot stammen. 

Nützliche Tools aus dem Office365 Kosmos

Microsoft treibt die Weiterentwicklung von Office365 mit großen Schritten voran. Immer wieder werden neue Lösungen in Office365 integriert, die gerade für kleinere KMUs einen hohen Nutzwert bieten. Hier ein paar Bespiele.

Microsoft Schichten bietet Unternehmen ein komplettes System für die Disposition und Verwaltung von Mitarbeitern für Dienstpläne und Schichten. Dieses leistungsfähige Tool überzeugt sowohl durch die Einfachheit der Bedienung  die Summe an Funktionen, die für eine digitale, professionelle Ressourcenverwaltung erforderlich ist.

Microsoft Bookings ermöglicht internen und externen Usern die digitale Buchung von Terminen. Wer an die einfache Bedienung der Lösung des Platzhirschen Calendly gewöhnt ist, wird jedoch von Microsoft Bookings schnell enttäuscht sein. Was in Sachen Einrichtung und Setup bei Calendly in Minuten erledigt ist, benötigt in Brookings deutlich mehr Zeit und liefert gerade in Sachen Optik leider nicht ansatzweise die Qualität wie Calendly. Allerdings ist Bookings integriert und verursacht im Gegensatz zu Calendly keine Zusatzkosten. 

Microsoft Whiteboard bietet für die digitale Zusammenarbeit einen virtuellen Raum an, der analog zu Whiteboards in Konferenzräumen alle Möglichkeiten eines digitalen Boards bietet. Das Tool eignet sich somit perfekt für Videocalls und digitale Workshops und kann mit professionellen Tools wie Miro mithalten. 

Fazit

Office 365 ist ein leistungsfähiges digitales Framework, dass durch ein beeindruckende Preis-Leistungsverhältnis besticht. Unternehmen bekommen nicht nur alle notwendigen und etablierten MS Office Client Lösungen wie Word, Powerpoint, Excel als Download oder Cloud Version, sondern auch zahlreiche Tools, die die digitale Zusammenarbeit erheblich verbessern. Die Integration bestehender Office-Lösungen, der günstige Preis und die Lizenzoptionen, die Entwicklungs-Performance und nicht zuletzt die beste Cloud-Datenlösung onedrive machen Office365 für die Mehrheit der Unternehmen zur ersten Wahl. Die Tatsache, dass Windows-User mittelfristig nicht um einen Umstieg herumkommen, beeinflusst dann am Ende nur noch die Entscheidung, für welche Lizenzen man sich als Unternehmen entscheidet. 

Die Kombination von office365 mit externen Lösungen wie ERP, CRM oder Projektmanagement Lösungen bietet die nötige Offenheit eines digitalen Frameworks, dass eine Sackgassen Strategie ausschliesst. 

Die Herausforderung von Digitalisierungsstrategie liegt in erster Linie in der Auswahl der richtigen Tools für das jeweilige Unternehmen und die Verbindung der einzelnen Systeme, um keinen System- oder Datenbruch zu erzeugen. 

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